傳真軟件EastFax使用技巧 EastFax傳真文件備份技巧 巧用EastFax實現異地收發傳真

2021 年 10 月 30 日19:59:45 發表評論 172 次瀏覽

  傳真軟件EastFax使用技巧

 

  EastFax使用詳解

  EastFax,靠着網友們的口啤相傳,一度在各大下載網站的日下載排行中名列前茅。該軟件由國內軟件公司開發,考慮了國人的使用習慣,尤其是細節上做得很周全,非常精緻。功能強大,界面友好性、操作易用性上更有過之。

       唯一美中不足的,使用該軟件每次都要同時運行服務端與客戶端二個程序,據說是該軟件開發商特意推出的網絡服務器版的單用戶「免費體驗版」。既然是網絡服務器版,當然就有服務端與客戶端了。

 

  下面我詳細講述一下該軟件的使用方法與技巧,希望對大家有所幫助!

 

  一、服務端登錄與使用

  程序安裝完後,在桌面上會生成二個快捷圖標,一個深藍色的服務端EastFaxServer,一個淺藍色的客戶端EastFaxClient。

  第一步,先運行服務端程序EastFaxServer,需要輸入管理員密碼,默認密碼為root。登錄後,第一次運行時,會彈出一個填寫信息的對話框,包括你的傳真號、傳真標識、IP 卡通道等,可以根據你的情況填寫,不是必填項。

  第二步,點擊「新建用戶」,在彈出的對話框中,在「帳號」處填寫英文或數字的用戶名,其它為非必填項。

  第三步,點擊「服務器屬性」,打開第一次運行時的同一對話框。在最下端的「自動轉發傳真」的下拉框,選擇剛添加的用戶名。這樣,所有接收的傳真將自動轉到客戶端,因為客戶端有新傳真到達即時通知功能,更有強大的管理功能。

  服務端最主要的作用在於處理髮送、接收傳真的任務,管理功能基本都在客戶端。

 

  二、客戶端登錄

  再運行客戶端程序EastFaxClient,彈出登錄窗口(如下圖),因體驗版的服務端與客戶端安裝在同一台電腦上,故「傳真服務器」處不用填寫。用戶名則輸入前面在服務端新建用戶中的帳號,默認密碼為1234,注意一定要選擇「登錄服務器」而不是「登錄本機」。只有「登錄服務器」,才能進行傳真的收發操作。「登錄本機」適用於服務端程序沒運行的情況下,登錄查看傳真之用,並不能與服務端進行數據的交換。

 

  三、發送傳真

  在客戶端發送傳真非常方便,如同發送MAIL。有二種方式可以靈活使用:

  第一種,在客戶端直接發送。點擊工具欄的「新建傳真」,打開對話框。在「收件人」中輸入對方的傳真號即可,也可點擊「收件人」從地址簿中選擇。傳真標題、備註便於自己管理用,非必填項。再點擊下端的回形針圖標,從本地電腦上選擇需要發送的文件即可。注意,這種發送方式,只能添加doc、xls、txt、rtf、htm、tif(灰度圖片)格式文件,其它格式文件則可用第二種方式發送。

  第二種,在應用程序中發送。將要發送的文件以相應的應用程序打開,選擇打印,在打印機類型中選擇「EastFax傳真機」,它會自動彈出新建傳真的對話框(注意,客戶端程序一定要已經先運行了,否則虛擬打印機會不停地報錯,不能正常發送),你會看到剛才的文件已經轉換為傳真格式添加進傳真任務欄,後面的操作步驟就同前面方式一樣,不用多說了。WIN系統下任何可打印的文件都可用這種方式發送傳真。

  EastFax還有個優點,你可以同時發送多個文件,合併起來發送。在新建傳真的窗口,用回形針圖添加多個文件進來,或者打開多個應用程序文件選擇打印就可以了。

 

  四、接收傳真

  接收傳真非常簡單。默認的情況下,接收到的傳真是到服務端的,但服務端只是監控,沒有傳真即時提醒功能,這樣就不能在第一時間看到傳真。有個辦法解決,在服務端的「服務器屬性」中,將已接收的傳真設置為自動轉發給某用戶,這樣,有新的傳真到達時,用戶的客戶端就會彈出小窗口並伴隨聲音即時提醒查看。

 

  五、管理傳真

  每天收發的傳真很多,如何有效地管理這些傳真也是個重要工作。EastFax提供了建立多級目錄對傳真文件進行分類管理的功能,你可以對左側的文件夾(如「已接收的傳真」)擊右鍵,建立多個分類文件夾,如「重要傳真、一般傳真」等等,然後將右側的傳真文件拖拉進左側的文件夾,就可以了。

  EastFax還有個按時間分類管理的,選擇「查看」菜單中的「歷史信息面板」,你可以查看某年、某月的所有傳真。

  當然,你還可以選擇查找傳真的方式。先選中左側的目標文件夾(如「已接收的傳真」),點擊工具欄的「查找傳真」,打開查找傳真的小窗口,就可以根據發件人、收件人、時間、傳真頁數、主題等條件進行綜合檢索。注意,在查看檢索結果時,小窗口不要關掉,檢索完畢後,再關掉小窗口。

 

  六、傳真統計

  傳真統計的功能是在服務端的,統計功能不同於客戶端的查找傳真,而是側重於統計某時間段內所有收發傳真的記錄數據。在服務端的「查詢統計」窗口中,如選擇統計「本月」,則可統計出本月用戶總共接收了多少份多少頁傳真,總共發送成功了多少份多少頁本地、國內長途、國際長途的傳真,也可以顯示出傳真的內容,還可以導出數據報告。

 

  七、導入地址簿

  EastFax除了可以建立本系統的地址簿外,還可以導入外部多種格式的地址簿,如Outlook Express、Microsoft Outlook、Foxmail,甚至你自己建立的EXCEL、TXT格式的地址簿。

  導入Outlook Express、Microsoft Outlook、Foxmail的地址簿比較簡單,先在它的程序中將地址簿導出為CSV格式的文件,然後再在EastFax中導入,EastFax會自動識別來源地址簿的類型。但若地址簿中某聯繫人的傳真號碼為空,EastFax會剔除該聯繫人而不導入。

  若要導入自己建立的EXCEL、TXT等格式的地址簿,必須要有「姓名」和「傳真號碼」這兩項,項目名稱最好和EastFax的地址簿項目名稱一樣,如「姓名、公司、部門……等」,排列順序無所謂。如果有「組別」的項目,導入時也會自動將聯繫人進行組別歸類。有個簡便的辦法獲取EastFax相同的地址簿項目名稱,在EastFax中導出一個空白的地址簿文件,然後用EXCEL打開該文件,添加聯繫人資料就可以了。

  但請記住,若用EXCEL編輯的地址簿,一定要將文件另存為以逗號分隔的CSV格式;若用TXT編輯的地址簿,項目之間一定要用半角的逗號分隔。

 

  八、傳真數據的備份

  在電腦病毒肆虐的今天,系統重裝是件平常的事。傳真文件都是文件往來的重要記錄,安全有效的備份工作顯得尤為重要。EastFax系統設計的嚴謹性,讓傳真的備份並不是拷貝傳真文件那麼簡單。

  服務端的備份最為重要。先打開EastFax安裝目錄下的EastFaxServer目錄,將Users.efi文件、PublicBook.efi文件(如果你建立了公共地址簿)及UserFax文件夾都拷貝出來。在重裝系統且重裝EastFax後,將前面拷貝出來的再粘貼到EastFaxServer目錄下就可,則原來所有的傳真文件包括用戶信息都恢復了。

  EastFax客戶端的傳真文件是加密過的,雖然傳真是圖片格式的,但若拷貝出來,用一般的圖片瀏覽工具並不能查看,一定要用EastFax的客戶端才能看。所以,客戶端的備份也很重要。打開EastFax安裝目錄下EastFaxClient目錄,將以你的用戶名命名的文件夾拷貝出來。在重裝系統且重裝EastFax後,再粘貼到EastFaxClient目錄下,用原來的用戶名及密碼登錄就可以了。

 

  EastFax傳真文件備份技巧

  對於長期用電腦的吾輩們來說,最大的痛苦莫過於計算機系統出現問題,N多的各種類型文件需要備份,然後再恢復,痛苦!這不,上周我的電腦麻煩就來了,得重裝系統,可是硬盤裡有好多的重要傳真文件啊,自使用EastFax收發傳真後,還沒有備份過。找遍軟件的界面,也沒找到備份數據的菜單。為慎重起見,打電話向EastFax的開發公司諮詢,果不其然,備份方法和別的軟件還真不一樣!幸虧有先見之明,否則損失慘重!

 

  下面把我的辦法拿出來與大家共享,希望對眾多使用EastFax的朋友有所幫助!

  因EastFax分服務端與客戶端程序,所以數據也要分開備份。

  先說服務端的備份。打開EastFax安裝目錄下的EastFaxServer目錄,將Users.efi 文件、UserFax文件夾及PublicBook.efi文件(如果你建立了公共地址簿)都拷貝出來。在重裝系統且重裝EastFax後,將前面拷貝出來的再粘貼到EastFaxServer目錄下就可,則原來所有的傳真文件包括用戶信息都恢復了。

  EastFax客戶端的傳真文件是加密過的,雖然傳真是圖片格式的,但若拷貝出來,用一般的圖片瀏覽工具並不能查看,一定要用EastFax的客戶端才能看。所以,客戶端的備份也很重要。打開EastFax安裝目錄下EastFaxClient目錄,將以你的用戶名命名的文件夾拷貝出來。在重裝系統且重裝EastFax後,再粘貼到EastFaxClient目錄下,用原來的用戶名及密碼登錄就可以了。

 

  巧用EastFax實現異地收發傳真

  因業務的關係,我經常出差,遇到有重要傳真要接收或發送,而身邊又沒有傳真機時,非常的頭疼!聽朋友介紹EastFax傳真軟件挺不錯,抱着試試看的心態裝了一套體驗版。看軟件的功能介紹,可以實現異地收發傳真,不過需要購買網絡版才可以,也沒太在意該功能。我公司人也不多,一直只用EastFax體驗版,也足可以應付日常的傳真收發,穩定性及功能都還不錯。

  又有一次出差,有份很重要的傳真必須轉給我,而且還得回一份傳真,可附近只有網吧卻沒有傳真機!急得我團團轉!情急之下,突然想到EastFax傳真軟件的這種服務端與客戶端的收發模式,網絡版不是可以實現異地收發嗎,體驗版是否可以變通地實現呢?幸而還帶着筆記本電腦,若運行我電腦上的客戶端,用公司里客戶端的帳號去登錄公司的服務端,是不是就可以把公司服務端的傳真轉到我電腦上來?值得一試!趕緊上網下載,也安裝了一套EastFax體驗版,棄服務端不用,只運行客戶端程序,在登錄窗口中,傳真服務器處填寫公司ADSL上網產生的臨時IP地址(讓公司的人偵測出來再告訴我的),用戶名及密碼就用公司里客戶端的,可是連接不上!

     打電話諮詢了EastFax的開發商,告知需要設置ADSL路由器的端口號,按照他們的指點,公司的人把路由器的設置作了修改。嘿,真的連接上了,也收到了服務端轉來的傳真!如法炮製,我也發出了傳真,通過公司的傳真服務端發的!如同我在公司里收發傳真一樣!

  自此,無論出差到哪裡,只要能上網,我再也不擔心會遺漏重要的傳真了,屢試屢爽!!

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